Hoe leg ik vast dat de leverancier heeft bevestigd dat mijn bestaande VIB nog actueel is?
Kort antwoord
Gebruik bij een openstaand leveranciersverzoek de actie “Bevestiging vastleggen” in VIB-beheer. Vul de notitie of referentie van de bevestiging in en kies “Bevestig actueel”. Het systeem legt een controledatum vast; de oorspronkelijke revisiedatum van het VIB blijft behouden.
Praktische consequentie
- Controleer of de reactie echt gaat over de juiste stof en de versie die u nu als actief VIB gebruikt.
- Zoek de stof in VIB-beheer. Bij een openstaand verzoek staat “Bevestiging vastleggen” als actie of in het actiemenu.
- Vermeld bij “Notitie / referentie” bijvoorbeeld de datum en referentie van de e-mail. Bewaar de oorspronkelijke reactie in uw eigen dossier.
- Klik pas op “Bevestig actueel” als de leverancier de aanwezige versie daadwerkelijk heeft bevestigd. Een uitblijvende reactie is geen bevestiging.
- Heeft de leverancier juist een nieuw document gestuurd, upload en beoordeel dat document in plaats van de oude versie als actueel te bevestigen.
Scope-opmerking
Deze actie hoort bij de leveranciersverzoekenfunctie. Die functie vereist de daarvoor geschikte toegang tot VIB-beheer; zonder openstaand verzoek wordt de actie niet als bevestiging aangeboden. Het vastleggen van de reactie wijzigt geen documentinhoud en is geen onafhankelijke kwaliteitscontrole van het VIB.